Algemeen Privacy Beleid MSdV Services B.V.

Dit document beschrijft het privacy beleid van MSdV Services B.V. U leest hier hoe Uitgetypt.nl in haar dienstverlening van het transcriberen van audio zo goed mogelijk streeft om te gaan met de persoonsgegevens van haar opdrachtgevers en diens audiobestanden. Heeft u naar aanleiding van dit document vragen over het privacy beleid? Neemt u dan contact op via 085-4015760.

Privacy beleid MSdV Services B.V. 

1.      Definities

2.      Algemene Data Verzameling bezoekers website

3.      Welke rol heeft u als opdrachtgever van MSdV Services?

4.      De opdrachtgever als Data-Gebruiker

5.      De opdrachtgever als Data-Beheerder

6.      MSdV Services B.V. als Data-Verwerker

7.      Partners van MSdV Services B.V.

8.      Calamiteiten.

1.    Definities

2.    Algemene Data Verzameling Bezoekers Website

ALGEMENE DATA VERZAMELING ALS ONBEKENDE BEZOEKER

Als u onze website bezoekt worden generieke analyses gemaakt van uw surfgedrag. De volgende data wordt hierbij geanalyseerd:
 

1.  Serverlogbestanden

Als u op het web surft, dan zend uw browser zogeheten “serverlogfiles” naar de website die u bezoekt. Dit zijn:

• Browser type en browser versie
• Bestuurssyteem
• Verwijzende URL
• Host name van de computer
• Tijd van de server aanvraag
• IP adres

2. Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer opgeslagen worden en gekoppeld zijn aan uw interner browser. Cookies maken uw website effiiënter en gebruiksvriendelijker. De meeste cookies die Uitgetypt.nl gebruikt zijn zogeheten “sessie cookies”. Deze worden automatisch verwijderd na uw bezoek. Andere cookies blijven gekoppeld aan uw apparaat (e.g. pc, laptop of telefoon) totdat u ze verwijderd. Deze cookies stellen ons in staat om u via uw browser te herkennen bij een volgend bezoek. U kunt uw browser dusdanig instelen dat u per website wenst aan te geven of u het gebruik van cookies wilt accepter of afwijzen. Daarnaast kunt u ervoor kiezen dat uw browser cookies automatisch accepteert – onder bepaalde voorwaarden – of standaard afwijst. Cookies afwijzen kan ervoor zorgen dat de website niet optimaal werkt bij uw bestelproces of andere functies in de site.

De analyse van uw surfgedrag geschiedt anoniem. Wij zijn normaliter niet in staat u te identificeren op basis van deze data. Toch kunt u bezwaar maken tegen de analyses of ze onmogelijk maken door het gebruik van bepaalde tools en plugins. We zullen u hieronder informeren hoe u van deze opties gebruik maakt.
 

VRIJWILLIGE DATAVERZAMELING ALS BEZOEKER

Er zijn drie manieren om vrijwillig uw persoonsgegevens als bezoeker van MSdV Services B.V. kenbaar te maken.
 

1. Door het invullen van het “Zelf-berekenen formulier“

Het zelf-berekenen formulier is een handige calculator waarmee u exact kunt berekenen hoeveel de prijs van onze dienstverlening exact gaat kosten. MSdV Services B.V. vraagt hierbij naar de details van uw audiobestanden en om uw mailadres achter te laten. Dit is vrijwillig en niet nodig om de prijs van uw transcriptie exact te berekenen. Wanneer u wel uw email achter laat kunt u van ons één email verwachten over een aanbieding voor uw transcriptie. Alleen wanneer u er toestemming voor geeft, of vraagt om een specifieke offerte-op-maat, kunnen wij u opnieuw benaderen. Als u op geen enkele wijze met ons interacteert, zal uw emailadres in 30 dagen verwijderd worden. Theoretisch kan het voorkomen dat u het zelfberekenen formulier heeft ingevuld en meer dan 30 dagen erna nog een keer, waardoor u mogelijkerwijs dezelfde mail ontvangt. 
 

2. Door een contact of informatie-formulier in te vullen

Via verscheidene contact formulieren op ons platform kunt u een bericht of vraag voor meer informatie achterlaten. Om hier op te kunnen reageren hebben wij minstens uw email of telefoonnummer als persoonsgegevens nodig. Mocht u besluiten niet verder gebruik te maken van onze dienstverlening zullen wij deze gegevens binnen 12 maanden, of op uwer verzoek, verwijderen. 
 

3. Door een email te sturen naar het email adres zoals vermeld op de website
 

DATAVERZAMELING BIJ HET PLAATSEN VAN BESTELLING

Voor u als nieuwe bezoeker van de website van MSdV Services B.V. is het ons doel u te laten zien en te overtuigen dat wij de beste transcriptie service in de markt verzorgen. U mag onze service eerst gratis proberen om dit te ervaren. Mocht u echter al overtuigd zijn, kunt u ook direct een bestelling plaatsen. U hoeft zicht hiervoor niet eerst te registreren. Bij het plaatsen van uw bestelling vragen wij u om uw audio te uploaden en uw factuurgegevens achter te laten. Vervolgens koppelen wij hier automatisch een account voor u aan die u via de mail dient te bevestigen. In Art. 3, 4 en 5 van dit document gaan we verder in op uw rollen als opdrachtgever, gegeven uw eigen persoonsgegevens en die van eventuele derden op uw audio.
 

UW PERSOONSGEGEVENS ALS BEZOEKER VERWIJDEREN / VOORKOMEN DAT ZE VERZAMELD WORDEN

Zoals gemeld, sommige data van u wordt anoniem verzameld en sommige data vrijwillig. Indien u geen opdrachtgever wenst te worden en uw eventuele persoonsgegevens wenst te verwijderen dan kan dat en zal MSdV Services hier aan meewerken. Voor de anonieme data kunt u voorkomen dat deze verzameld worden. 
 

1. Cookies voorkomen

U kunt uw browser instellingen dusdanig aanpassen dat u per website kunt aangeven of u cookies accepteert of afwijst. Cookies uitzetten kan een aantal functionaliteiten van de website wegnemen. Hulp bij uw instellingen van cookies op Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox vindt u hier. Een handleiding voor Google Chrome gebruikers vindt u hier.
 

2. Verwijderen van uw gegevens

Zelfs wanneer u vrijwillig uw persoonsgegevens heeft aangeleverd, kunt u atijd een verzoek indienen om deze te verwijderen. Uw emailadres en adndere contactinformatie wordt voor een maximum van 12 maanden bewaard. Wenst u dit eerder te verwijderen, dan zal MSdV Services uw persoonsgegevens verwijderen van zowel haar platform als haar inbox. Een informele email volstaat voor dit verzoek. In het geval dat u een opdrachtgever van MSdV Services wordt, dan zullen uw persoonsgegevens toegevoegd worden aan uw account waar u deze zelf kunt aanpassen en verwijderen. 

 

3.    Welke rol heeft u als opdrachtgever van MSdV Services?

MSdV Services B.V. verkrijgt door de natuur van haar dienstverlening twee typen persoonsgegevens:

• De persoonsgegevens van de (potentiële) opdrachtgevers.
  • Opdrachtgever neemt hierin de rol van Data-Gebruiker aan.
  • MSdV Services B.V. neemt hierin de rol van Data-Beheerder aan.
• Eventuele persoonsgegevens van derden op de audio, zogeheten Data-Gebruikers.
  • Opdrachtgever neemt hierin de rol van Data-Beheerder aan.
  • MSdV Services B.V. neemt hierin de rol van Data-Verwerker aan.

Het is belangrijk om direct te zien dat bij iedere rol andere verantwoordelijkheden, rechten en plichten behoren.

 

4.    De opdrachtgever als Data-Gebruiker

GRONDSLAG VAN HET VERZAMELEN PERSOONSGEGEVENS OPDRACHTGEVER

Als Opdrachtgever worden uw Persoonsgegevens verwerkt op basis van het gebruik maken van de dienstverlening van MSdV Services B.V. Opdrachtgever verstrekt deze gegevens zelf en uit vrije wil om de opdracht te kunnen uitvoeren. Indien gegevens niet correct verstrekt worden kan dit leiden tot het niet goed kunnen uitvoeren van de dienstverlening.
 

VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS OPDRACHTGEVER

MSdV Services B.V. verzamelt de volgende gegevens:

• Namen Opdrachtgever, eventueel ook van een betrokken organisatie
• De opgegeven adresgegevens
• Telefoonnummer
• Emailadres
• De aangeboden opdrachten
• Gebruik persoonsgegevens opdrachtgever
• Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor het volledig uitvoeren van de transcriptie dienstverlening. Dit houdt in:
• Het aanmaken van een account op de website
• Het ontvangen van de audio
• Het versturen van het transcript
• Het factureren van de dienstverlening
   

BEHEER PERSOONSGEGEVENS OPDRACHTGEVER

U heeft een account waar uw persoonsgegevens op bewaard blijven. Indien u 10 jaar geen activiteit heeft op dit account zal deze verwijderd worden. U heeft de mogelijkheid uw gegevens aan te passen binnen uw eigen account. U heeft het recht uw account op te zeggen en het recht om verwijderd te worden uit onze administratie.

Uw factuurgegevens vormen hier een uitzondering op. Deze dienen voor de Belastingdienst minimaal 7 jaar bewaard te blijven. Indien u aangeeft bij MSdV Services B.V. om al uw gegevens te verwijderen, zal dit voor uw factuurgegevens pas gelden op de eerstvolgende datum, namelijk 7 jaar na afloop van de laatst gedateerde factuur. Indien de factuur op naam en adres van een organisatie staat, zullen enkel uw persoonlijke gegevens als natuurlijk persoon verwijderd worden.
 

BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS OPDRACHTGEVER

Uw gegevens zijn zorgvuldig bewaard en zijn alleen toegankelijk voor u en de administratoren en specifieke partners van MSdV Services B.V.
 

INZICHT PERSOONSGEGEVENS OPDRACHTGEVER

Via uw account heeft u toegang tot welke gegevens over u verzameld zijn en op welke wijze deze verzameld zijn. U kunt nagaan welke bestellingen u heeft geplaatst en welke gegevens daarbij bekend zijn geraakt bij MSdV Services B.V. Indien u het wenst kunt u een gpseudonimiseerd overzicht verkrijgen van de administratoren die toegang hebben gehad tot uw gegevens.

 

5.    De opdrachtgever als Data-Beheerder

Als Opdrachtgever van MSdV Services B.V. levert u audio aan om te transcriberen tot een tekstdocument. Op de audio kunnen mogelijkerwijs persoonsgegevens van derden aanwezig zijn. Indien er persoonsgegevens van derden aanwezig zijn op de opname, zijn de personen op wie de gegevens betrekking hebben de eigenaren of Data-Gebruikers van. U bent voor de AVG/GDPR hier de verantwoordelijke Data-Beheerder van.

MSdV Services B.V. heeft haar dienstverlening dusdanig ingericht dat u zelf kunt aangeven in hoeverre u als Data-Beheerder problemen voorziet in het verwerken van uw audio naar tekst ten aanzien van privacy. Deze mogelijkheden kunt u hieronder lezen.
 

GRONDSLAG VAN HET VERKRIJGEN PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKERS

Als Data-Beheerder geeft u toegang tot de data voor MSdV Services B.V. als Data-Verwerker. Voor MSdV Services B.V. is de toegang tot eventuele persoonsgegevens van derden dan ook gerechtvaardigd om de dienstverlening naar behoren te kunnen uitvoeren.
 

VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKER

MSdV Services B.V. verwerkt en bewaart tijdelijk de volgende gegevens:

• Audio
• Transcripten
   

GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKER

Persoonsgegevens van Data-Gebruikers worden niet gebruikt door MSdV Services B.V. MSdV Services B.V. en aan haar verbonden typisten zullen enkel de audio verwerken tot een tekstdocument.
 

BEHEER PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKER

De Persoonsgegevens Datagebruiker worden wanneer mogelijk verwijderd. Het betreft hier zowel de audio als het bijbehorende transcript. Deze worden niet langer opgeslagen dan nodig. Voor een praktische dienstverlening betekent dit echter niet dat direct na oplevering van een transcript de audio en het bijbehorende transcript verwijderd worden. Een Opdrachtgever dient de tijd te krijgen het transcript te downloaden. Daarnaast kan de opdracht verlangen dat een transcript na levering gecontroleerd of op andere wijze verwerkt dient te worden.

Standaard wordt audio en bijbehorend transcript maximaal 30 dagen na oplevering van het transcript bewaard. Opdrachtgever heeft het recht om deze vernietiging eerder te laten plaatsvinden. Opdrachtgever heeft niet de mogelijkheid deze vernietiging uit te stellen.

Het kan voorkomen, in uitzonderlijke gevallen, dat audio niet of zeer laat getranscribeerd wordt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij zeer grote opdrachten met een lange levertijd. In alle gevallen wordt audio maximaal 120 dagen bewaard. Indien de audio niet binnen deze periode verwerkt is in een transcript zal Opdrachtgever de audio opnieuw dienen te versturen.
 

BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKER

MSdV Services B.V. biedt drie niveaus waar u als Opdrachtgever en Data-Beheerder voor kunt kiezen ten aanzien van de beveiliging van de (eventuele) persoonsgegevens van de Data-Gebruikers.

1. Niveau I: Geen persoonsgegevens aanwezig
   Het kan voorkomen dat u helemaal geen gevoelige persoonsgegevens op de audio heeft staan. Denk hierbij aan publieke interviews/vergaderingen of bijvoorbeeld ondertitelingen van filmpjes. Er zitten in dat geval geen risico’s aan om de audio op elke mogelijke manier met ons te delen en MSdV Services B.V. zal het transcript dan ook ofwel via de mail ofwel via het portaal naar u retour doen komen. Voor onze administratie hebben wij uiteraard liever dat u de audio deelt via ons SSL-beveiligd portaal. Anders dienen wij deze zelf te uploaden en hier zitten handelings-kosten aan vast. 
    
2. Niveau II: Persoonsgegevens op de audio aanwezig
   Indien u persoonsgegevens op de opname heeft staan, dient u een goede keuze te maken ten aanzien van hoe scherp u de beveiliging wenst. Wij verzoeken u de audio in alle gevallen te uploaden via onze SSL-beveiligde server. Indien u dit niet doet, wordt de audio in ieder geval bij één van onze administratoren lokaal opgeslagen. Ook al nemen wij de nodige voorzorgsmaatregelen, het kan een extra risico vormen.
   Waar u in ieder geval rekening dient te houden is dat de typist de audio lokaal op zijn/haar apparaat (e.g. pc of laptop) zal opslaan. Dit gebeurt, omdat typisten dan met hun eigen software en tools kunnen werken. Hierdoor is hun uitwerktijd  sneller en liggen de kosten voor u lager. Voor de veiligheid is het goed om te weten dat er strenge eisen aan de werkwijze van de typisten wordt gesteld en zij worden periodiek geaudit. Transcripten worden alleen op aanvraag via mail verstuurd. Anders worden zij via een download link verzonden. De transcripten zijn dan te downloaden vanuit uw account.
    
3. Niveau III: Gevoelige persoonsgegevens op de audio aanwezig
   Wilt u geen risico lopen ten aanzien van het lokaal opslaan van de audio, dan zorgen wij ervoor dat onze typisten vanuit het beveiligde portaal aan uw audio werken. Audio kan dan door niemand worden gedownload, ook niet door onze administratoren.
   Bij het uploaden van uw audio zult u een two-factor authentication verkrijgen die gekoppeld zal worden aan uw telefoon. Iemand die uw wachtwoord in handen krijgt, kan dus alsnog niet zomaar bij uw audio of transcripten die gereed zijn. Zodra een transcript gereed is, kunt u deze ook enkel downloaden via uw account op het portaal. Deze kan nooit – ook niet op verzoek – via mail verzonden worden.
   Ook typisten zullen enkel toestemming krijgen tot de audio via een two factor authentication login. De kosten voor deze manier van werken liggen hoger aangezien de typisten niet kunnen werken met hun eigen software en tools.
    

INZICHT PERSOONSGEGEVENS DATA-GEBRUIKER

U kunt als opdrachtgever inzicht krijgen in een gepseudonimiseerd overzicht van alle typisten en administratoren die toegang hebben verkregen tot uw audio en/of transcripten. Dit overzicht bevat:

• Uw klantnummer;
• Het ordernummer (van iedere order);
• De orderdatum;
• Het audionummer;
• Het nummer van de typist die de audio heeft getranscribeerd;
• De nummers van alle administratoren die toegang hebben verkregen tot de audio;
• Het transcriptnummer;
• De nummers van alle administratoren die toegang hebben verkregen tot het transcript;
• Datum waarop het transcript geleverd is;
• Datum waarop audio verwijderd is;
• Datum waarop transcript verwijderd is.
   

6.    MSdV Services B.V. als Data-Verwerker

ALGEMEEN

Met MSdV Services B.V. heeft u een betrouwbare verwerker van uw data als partner. U kunt met MSdV Services B.V. afstemmen of uw organisatie een specifieke verwerkersovereenkomst nodig heeft, of dat u akkoord bent met onze standaard privacy voorwaarden en de mogelijkheiden die MSdV Services B.V. hierin biedt.
 

VERDERE VERWERKER

MSdV Services B.V. werkt in haar verwerking met typisten. Deze kunnen geïdentificeerd worden als “Verdere Verwerkers”. Typisten krijgen geen toegang tot de persoonsgegevens van de Opdrachtgever. Typisten krijgen wel toegang tot de eventuele persoonsgegevens op een audio opname. Opdrachtgever bepaalt de controle op de toegangsmogelijkheden tot de persoonsgegevens voor de Verdere Verwerker bij het verstrekken van de opdracht aan MSdV Services B.V. MSdV Services B.V. draagt op haar beurt de verantwoordelijkheid deze veiligheid ten aanzien van de opdracht te waarborgen.
 

CONTROLE & AUDIT

Verdere verwerkers zijn in principe verplicht tot een aantal elementen als onderdeel van het beleid van MSdV Services B.V.

• Geheimhouding
• Specifieke opslag locatie
• Verwijdering audio
• Verwijdering transcript
• Melding in geval van Calamiteit

Maandelijks ontvangen de Verdere Verwerkers een herinnering ten aanzien van de bestanden die ze dienen te verwijderen c.q. reeds verwijderd te hebben. Periodiek en willekeurig ontvangen de Verdere Verwerkers een controle waarin zij moeten laten zien dat op hun lokale apparaat geen audio, noch transcripten te vinden zijn die hier niet op horen te staan.
 

7.    Partners van MSdV Services B.V.

MSdV services heeft naast haar verdere verwerkers verschillende partners die ondersteunen om de dienstverlening te optimaliseren. Deze kunnen opgesplitst worden in partners welke ondersteunen bij uw bezoek aan onze website als partners die ondersteunen bij het ontvangen en verwerken van uw audio.
 

PARTNERS TEN AANZIEN VAN UW DATA ALS BEZOEKER

MSdV Services werkt met de volgende partners samen voor het verwerken van uw data als bezoeker:

• Google
  • Spreadsheets inzake analyses
  • Docs inzake interne communicatie
• Microsoft 365
  • Office 365
  • Sharepoint
  • OneDrive
• Hubspot
• Mailchimp | Mandrill
  • T.b.v. uitsturen van e-mails van onze website. Bestelbevestigingen, meldingen inzake status, zelf-berekeningen aanbiedingen.

Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten en zijn de benodigde technische en organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. 
 

PARTNERS TEN AANZIEN VAN UW AANGELEVERDE DATA ALS OPDRACHTGEVER

MSdV Services werkt met de volgende partners samen voor het verwerken van uw aangeleverde data als opdrachtgever:

• Ontwikkelaar van de omgeving (Outfox BV)
• Hosting partner (Mihos.net)
• IT beheerder (Synlogic)

Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten en zijn de benodigde technische en organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. Indien u meer informatie wenst over deze partners dan zal MSdV Services B.V. deze op aanvraag aan u verstrekken.
 

8.    Calamiteiten

Het laatste wat iemand wenst is dat data “op straat” komt te liggen. Het kan echter gebeuren dat een laptop gestolen wordt of iemand gehackt wordt. In geval van een data-lek, hack, diefstal, verlies of andere calamiteit ten aanzien van een Administrator, Verdere Verwerker of andere partner van MSdV Services B.V. welke gevolgen heeft voor de persoonsgegevens of audio/transcripten van Opdrachtgever, treedt één van de volgende twee protocollen in werking, afhankelijk van hoe de calamiteit ontdekt wordt:
 

CALAMITEIT ONTDEKT DOOR MELDING VERDERE VERWERKER

Indien een apparaat van een Verdere Verwerker aan een calamiteit onderhevig is zal hij/zij aan zijn verplichting dienen te voldoen door dit te melden. Vervolgens zullen alle bestanden die sinds de laatste controle bij de Verdere Verwerker lokaal zijn opgeslagen worden geïdentificeerd. Alle bijbehorende Opdrachtgevers zullen geïnformeerd worden over een mogelijk lek. De Verdere Verwerker zal aangeven welke data conform de afspraken met zekerheid verwijderd is en welke data twijfel over bestaat. Zo kan voor iedere Opdrachtgever een impact analyse opgesteld worden. MSdV Services B.V. zal hier alle mogelijke medewerking aan verlenen.
 

CALAMITEIT ONTDEKT DOOR MELDING OPDRACHTGEVER OF AAN DEZE VERBONDEN DERDEN

Indien onverhoopt data publiekelijk bekend wordt en theoretisch gezien MSdV Services en aan haar verbonden Administratoren, Verdere Verwerkers, of andere Partners kunnen hier een rol in hebben gespeeld, dan zal MSdV Services alle medewerking verlenen door aan te geven wie specifiek toegang heeft gehad tot de specifieke bekend geworden data.