EEN VERGADERING: NOTULEREN OF TRANSCRIBEREN?

Om een duidelijke samenvatting van uw vergadering te verkrijgen heeft een bedrijf of organisatie twee keuzes: 1) De vergadering laten bijwonen door een notulist. Deze maakt vervolgens de notulen. Of 2) de vergadering opnemen en laten transcriberen door een transcribent. Een vergadering transcriberen betekent dat de opgenomen audio van het overleg wordt omgezet naar tekst. Dit transcript vormt vervolgens de basis van de notulen van de vergadering. U houdt structureel een zakelijk overleg of groepsgesprek? Het laten transcriberen van een vergadering levert u een groot kostenvoordeel en een kwaliteitsverbetering van de notulen op. Hieronder leggen we graag de voordelen en nadelen van het notuleren of transcriberen van een vergadering aan u uit. 
 

De rollen bij een vergadering, wie doet wat?

Soms lijkt het niet zo, maar een vergadering is een gestructureerd overleg met één of meerdere gespecificeerde doelen. In een typische, traditionele vergaderingen van professionele organisaties en instellingen zijn er vaak drie rollen: Er is een voorzitter, er zijn deelnemers en er is een notulist.

De voorzitter zorgt er (vaak) voor dat het overleg gestructureerd kan verlopen. Hij/zij bereidt zich voor op de vergadering door verantwoordelijk te zijn voor wat er op de agenda staat en dus de te bespreken onderwerpen. Daarnaast zorgt hij/zij er (hopelijk) voor dat het doel/ de doelen van het overleg behaald worden. De voorzitter wordt daarnaast geacht niet actief deel te nemen aan het gesprek. Dit kan zorgen voor eventuele partijdigheid bij gevoelige onderwerpen, wat noch de structuur, noch het behalen van de doelen ten goede komt.

De deelnemer is de rol waar het vergaderen om draait. Een deelnemer dient zijn/haar inbreng te geven aangaande de onderwerpen op de agenda. Een deelnemer is niet verantwoordelijk voor het verloop van het gesprek, maar kan er wel voor zorgen dat hij/zij niet degene is die het overleg een inefficiënt karakter geeft. Respect voor andere deelnemers en de voorzitter is een belangrijke voorwaarde voor een goed verloop en uitkomst van een vergadering.

De notulist houdt bij wat de input van iedere deelnemer in de vergadering is geweest met betrekking tot ieder specifiek onderwerp. Notuleren betekent letterlijk “aantekeningen maken.” Dit is echter een oneerbiedige definitie als het gaat om de daadwerkelijke taak van de notulist. Iedereen die meer dan één groepsoverleg heeft bijgewoond weet namelijk dat er vele manieren zijn om “aantekeningen” te maken van het verloop van een zakelijk overleg. De notulen – “het schriftelijk verslag” – zien er dan ook voor iedere notulist anders uit. De kern van de taak van een notulist is zorgen dat 1) duidelijk wordt geregistreerd wat iedere deelnemer inbrengt; 2) de conclusie en uitkomst van het onderwerp duidelijk naar voren komt; 3) eventuele notities die wél belangrijk zijn, maar niet bij het besproken onderwerp passen geregistreerd worden. De uitkomst van het werk van een notulist zijn de notulen. Op basis van deze notulen kan iedere deelnemer – en ook mensen die niet aanwezig waren – nakijken hoe hetgeen besproken ook daadwerkelijk geregistreerd is. Daarnaast dienen de notulen vaak als “to-do list” of “takenlijst” met specifieke uitkomsten voor (een deel van) de deelnemers.

De rol van de notulist wordt vaak onderschat. Veel deelnemers hebben een idee van “Ik was er zelf bij” en dus dat ze het gevoel hebben wel te weten wat er gezegd en afgesproken is. Dit valt in de praktijk echter altijd tegen. Ook al is er namelijk één agenda voor de vergadering en wordt de rol als deelnemer als één rol gezien, de praktijk is anders. In de praktijk heeft iedere deelnemer een andere functie in het bedrijf, een andere rol en wellicht zelfs een heel “andere agenda”. Een goede notulist speelt dan ook een cruciale rol in de interne communicatie die volgt op het overleg. Als de notulist iets verkeerd noteert, treft hij/zij de blaam. Anders gezegd, de juiste notulen zijn cruciaal voor een goed vervolg op de vergadering. De vraag is dan, hoe maakt men de juiste notulen?
 

Notuleren, transcriberen of beide?

Er zijn drie methoden om tot de juiste notulen van een zakelijk overleg te komen:

1) Een goed getrainde notulist is aanwezig – vergadering notuleren;

2) De vergadering wordt opgenomen en vervolgens getranscribeerd – vergadering transcriberen;

3) Een goed getrainde notulist is aanwezig EN het gesprek wordt opgenomen voor transcriptie.

De eerste twee mogelijkheden hebben ieder hun eigen voor- en nadelen. De derde mogelijkheid is kwalitatief gezien het beste, maar brengt meer kosten met zich mee. Heeft u een zeer moeilijk onderwerp te bespreken tijdens het vergaderen? Dreigt er een impasse te onstaan tussen deelnemers? Dan zal de derde optie uw organisatie veel tijd, geld en vooral ook energie gaan besparen. Is dit niet nodig, dan zetten we hieronder graag het verschil uiteen tussen notuleren (optie 1) of transcriberen (optie 2).
 

Notuleren – de voordelen

Het eerste voordeel van een notulist is dat deze de non-verbale communicatie van de deelnemers kan zien en beoordelen. Non-verbale communicatie is een belangrijk onderdeel van het goed begrijpen van een participant in een vergadering.

Het tweede voordeel is dat de notulist een beeld heeft bij de aanwezige deelnemers. De notulist kan “een gezicht kan plaatsen” bij de sprekers en hun meningen, doelen en “eigen agenda” beter inschatten.

Een derde voordeel van een notulist aanwezig te hebben bij een zakelijk overleg is dat hij/zij een actievere rol ervaart. Hij/zij is hierdoor betrokken bij de vergadering en is hierdoor meer gemotiveerd om betere notulen te maken.
 

Notuleren – de nadelen

Het eerste nadeel van een notulist aanwezig bij het vergaderen is de keerzijde van één van de voordelen. Het feit dat een notulist een actievere rol ervaart kan ook zorgen voor partijdigheid – al dan niet bewust. Een deelnemer kan nu eenmaal als onaardig overkomen. Het verwoorden van zijn/haar mening door de notulist in de notulen kan hierdoor aan verkeerde interpretatie onderhevig zijn. Voor een goed getrainde notulist is dit geen nadeel. Hij/zij kan hier professioneel mee omgaan. Echter, voor de meeste mensen is dit een feitelijke gang van zaken.

Het tweede nadeel zit in de kosten. Een notulist kan vier tot zes uur werk hebben aan één uur groepsgesprek uitwerken. Dit is inclusief het bijwonen van de vergadering als het verwerken van de notities. Hierbij bestaat de kans dat een notulist fouten maakt in het goed verwoorden van de inbreng van de deelnemers. Dit betekent bij een gemiddelde loon- of inleen kostenpost van €45,- a €50,- per uur dat een uur vergaderen u tussen de €200,- en €300,- kan kosten.

Samengevat is het grote voordeel van een notulist aanwezig voor het notuleren van een vergadering dat er meer beeld is bij de context van het gesprek. Het nadeel is dat dit meer kosten met zich meebrengt ten op zichte van het transcriberen van een vergadering en potentieel kan leiden tot partijdigheid.
 

Transcriberen – de voordelen

Bij een vergadering transcriberen is de notulist niet aanwezig. Het grootste voordeel is het kostenplaatje. Wanneer het een standaard overleg binnen uw bedrijf, instelling of organisatie betreft is een transcriptie van een vergadering duidelijker, sneller en voordeliger ten opzichte van een notulist. Een uur vergaderen transcriberen kost bij Uitgetypt.nl, afhankelijk van o.a. aantal sprekers, zo rond de €2,00 per minuut opname. Het kost u dan ook ongeveer €120,- voor een zakelijk overleg van een uur te laten transcriberen. Ten opzichte van een notulist kan het u dus al snel €80,- tot €180,- per vergader-uur schelen.

Een ander voordeel is dat een transcribent ten opzichte van een aanwezige notulist geen partij zal kiezen voor een bepaalde deelnemer. De transcribent is neutraal en transcribeert enkel hetgeen gesproken op de audio. Zo voorkomt u partijdige notulen.
 

Transcriberen – de nadelen

Aangezien de notulist/typist niet aanwezig is bij de opname, krijgt hij/zij geen non-verbale communicatie mee. Er zijn notuleerservices en transcriptie bureaus die hierbij aanhalen dat non-verbale een aandeel van 93% in onze communicatie heeft. Hierdoor zou het eigenlijk onmogelijk zijn een notulist niet aanwezig te laten zijn bij het overleg. Dit is echter een mythe, wat u hier kunt lezen als u hier een persoonlijke interesse in mocht hebben. Uiteraard gaat de kwaliteit van het transcript omhoog wanneer u het vergaderen laat notuleren EN transcriberen. Het kostenplaatje hiervan ligt echter hoger.

Het echte nadeel van enkel transcriberen van een vergadering zit in het kunnen herkennen van de stemmen op de audio. Het zou zeer vervelend zijn dat iets genoteerd wordt alsof een bepaalde deelnemer het had ingebracht en in werkelijkheid het een andere deelnemer betrof. Dit is makkelijk op te vangen door iedere spreker zich voorafgaand aan het gesprek te laten identificeren. U kunt hier meer van onze tips voor een vergadering transcriberen lezen. Zo kunt u deze en andere nadelen van een vergadering transcriberen opvangen en profiteren van een kostenreductie.

Samengevat raden we het transcriberen van een vergadering altijd aan ten op zichte van een notulist wanneer het om een standaard overleg gaat. U bespaart kosten en voorkomt partijdigheid. Wanneer het echter een zeer gevoelig onderwerp voor uw bedrijf of organisatie betreft, wegen de nadelen van een vergadering transcriberen te zwaar. We raden in die gevallen het enkel transcriberen van een vergadering volledig af. Een transcript van het overleg dient dan enkel als ondersteuning voor een aanwezig notulist – en eventueel de voorzitter – om de notulen te verbeteren.
 

TRANSCRIBENT VOOR VERGADERING TRANSCRIBEREN GEZOCHT?

Indien u enkel een vergadering heeft waar u heldere notulen van wenst, dan schrijven wij de opgenomen versie graag voor u uit. Meestal kost het transcriberen van een vergadering ongeveer €2,00 per minuut opname – zeker wanneer u onze tips voor groepsgesprekken volgt. Heeft u vragen? Neem contact met ons op via 085-4015760, info@uitgetypt.nl of vul ons contactformulier hieronder in.